オンラインイベント制作配信サービス

初開催の大型カンファレンスの成功をNEWSTREAMが後押し。制作や進行をすべてお任せで完璧な仕上がりに

Spready様

課題

・One Dayカンファレンスの初開催にあたり、社内にノウハウが不足していた。
決め手

・資料や提案を受けて、自分たちにカンファレンス実施経験がなくても制作を「まるっとお任せできそう」と感じたため。
効果

・クオリティの高い内容と映像に対して、参加者から大きな反響があった。
・カンファレンスを契機に、複数の企業から案件を受注。

プロジェクト

イベント名: NEXT Innovation Summit 2023 新規事業担当者のための「学び」と「出会い」があふれる1日

開催形式: オンライン

参加規模: 2,223名

セッション数: 15

支援内容: イベント全体の演出／進行の支援／動画の制作

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【課題】ノウハウ不足により、1日がかりのカンファレンスを実現するハードルが高かった

――NEWSTREAM導入以前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

大澤様：オンラインカンファレンスの開催にあたり、ノウハウ不足に課題を抱えていました。初開催となるカンファレンスは、8:45〜18:00まで1日かけて、新規事業担当者様に役立つノウハウや成功エピソードなどのセッションをオンライン配信するという企画です。

以前から、月3回ほどの頻度でZoomを活用したウェビナーを実施していましたが、方法が大きく異なります。ウェビナーでは、参加者様から「テーマに関して知りたいこと」について事前に質問を募り、ウェビナーの登壇者が回答するという、双方向のコミュニケーションを意識した形式を取ってきました。

毎回300名近くの参加者様がいらっしゃるので、ウェビナーの開催を重ねるにつれて、参加者様の興味関心の傾向を把握できるようになりました。その傾向を踏まえた上で、皆様が知りたいことを1日で一気にお伝えしようと、満を持してカンファレンスの開催を決断しました。

こうした背景から、カンファレンスを「新規事業担当者の祭典」と位置付けて、従来のウェビナーとは一線を画す形式で開催することに。これまで実施していたウェビナーは、やはりパソコンの内蔵カメラや音声のクオリティに依存してしまっていたので、正直なところ味気ない映像でした。

セッションの内容に凝るのはもちろんのこと、皆様に「カンファレンスに参加している感」を味わっていただけるよう、臨場感を出すためにスタジオで撮影して、映像のクオリティや運営にもこだわりたい想いがありました。しかし、自社にはオンラインカンファレンスをノウハウがなかったことが、大きな不安材料でしたね。

【決め手】資料や提案内容を踏まえて、NEWSTREAMならすべて任せることができると実感

――どのような経緯でNEWSTREAMをお知りになられたのでしょうか？

大澤様：オンラインカンファレンスで配信するセッションは、社外のスペシャリストに頼るべきだろうという結論になり、まずはオンラインイベントをスムーズに実施するための機能を備えたイベントプラットフォームをリサーチ。Eventhub（イベントハブ）を知り、担当の方から「制作は、 NEWSTREAMなら理想を実現できるはずです」と、紹介していただきました。

――決め手は何だったのでしょうか？

大澤様：NEWSTREAMなら、制作について「まるっとお任せできそう」と感じたことが決め手でしたね。その当時、オンラインカンファレンスの開催にあたって、何を準備しないといけないのか、何が課題になるのか、解像度が低い状態でした。

例えば、「台本が必要」というのは、素人でも何となく思いつきますよね。ただ、その台本に合わせた形でカメラの位置や映像のキャプチャ―の入れ方の指示が必要だということはまったく思いついていませんでした。

その状態で、制作会社に委託するのは、かなりハードルが高いと思っていました。実際に、他のイベント制作関連会社も検討しており、色々とお話を伺ったのですが、やはり自分たちに知見がないので、依頼そのものが難しそうだなと感じました。

【協業プロジェクト】映像制作から進行まですべて依頼。登壇者への気配りにも感心

――NEWSTREAMの導入で、具体的にどのようなことに取り組まれたのでしょうか？

大澤様：当社は、カンファレンスのテーマ設定・内容の企画、登壇者のアサイン・依頼・窓口を担当しました。それ以外は、すべてと言っていいくらい、NEWSTREAMに委託しました。

全般的にリードいただけて本当に助かりました。例えば、カンファレンスの開催日から逆算してスケジュールを組んでくださり、「ここまでにこの情報が欲しいです、これを用意してください」と、NEWSTREAMの担当者の方から、依頼されるかたちで進めていました。

ビジュアルや台本、運営資料に至るまで、提案をまずいただけたので、弊社側の工数削減にもなりました。NEWSTREAMは映像や音響などスペシャリストの皆様が揃っているだけあって、最初の提案のクオリティから高いので驚きました。

――お取り組みを通して、印象に残っていることを教えてください。

大澤様：従来のウェビナーは、バナーやサイトの告知、出演者との簡単な打ち合わせ程度で実施していたので、「こんなに綿密に準備するのか」と学ぶことばかりでしたね。

カンファレンスの各セッションでは著名な方をお招きしていましたし、「新規事業担当者の祭典」と大々的に告知していたこともあって、開催前から注目度が高かったんです。多くの方が目にするので、プロフィールひとつとっても間違いは許されません。その観点からも、NEWSTREAMのスタッフさんがチェックを徹底してくださったのは、安心感につながりました。

また、細かい話ではありますが、登壇者の方への気配りもありがたかったです。スタジオではカメラが複数台構えて撮影する中でお話いただくのですが、こんなにしっかりした環境で撮影したことがある方のほうが稀だと思います。そのため、皆さん少なからず緊張されるんですよね。

そんな心境を察してか、NEWSTREAMのスタッフさんは、カメラ位置の資料を事前に用意されていて、事前に共有してくださったんです。登壇者の方はそれをご覧いただくだけでも、何となくでもシミュレーションした上で当日に臨むことができるはずなので、とても助かりました。他にも、避けた方が良い服装の資料などもご用意いただきました。

映像や音響のクオリティの高さはもちろんですが、経験がなければ気づかないような細部へのこだわりや配慮が、品質の底上げにつながっているのだなと感じ、とても印象に残りました。

【効果】プロの進行に安心感。参加者から大反響で満足度の高いカンファレンスに

――NEWSTREAMの活用効果について、どのように実感されましたか？

大澤様：無事、円滑にカンファレンスを開催できたことに感謝しています。特に、タイムマネジメントが完璧で、私たちもセッションを予定の時間内にきっちり収めたかったので、プロを頼って良かったと心から思いました。

参加者の皆様は、基本的に大手企業に所属されているので、休憩時間を含めて視聴時間に限りがあります。定刻通りにスタートし、45分刻みで進めたかったので、円滑な進行が不可欠でした。その意味で、NEWSTREAMの進行スタッフの方の存在は大きかったです。

カンファレンスの反響は、とても良いものが多く、弊社のブランディングという意味も含めて大成功でした。「勇気がもらえた」「明日からこれを行動してみようと思った」という声も多く、皆様の挑戦に向けて背中を後押しできたと自負しています。

また、参加してくださった企業からの受注もありました。商談で「Spreadyってあのカンファレンスをやった企業なんだ！」と言われることも。マーケティングの目線から考えると、カンファレンスはコストパフォーマンス的に意味があるのか、開催前は正直なところ不安がありました。しかし、数々の反響を受けて、クオリティの高いカンファレンスを開催することが信頼やブランディングにつながると実感できました。
当社だけではなく、参加者様からの満足度の高いカンファレンスを開催できたのは、ひとえにNEWSTREAMのお陰だと思っています。

—-インタビュープロフィール—-

Spready株式会社Co-Founder 取締役

大澤裕美様

新規事業に出会えるサービス「Spready」を中心に、新規事業の伴走サービスや新規事業人材の育成プログラムなど、人と組織の新しいつながりを創出し、企業がイノベーションを創出できる世界を作る支援をしている同社で、プロダクト開発やコーポレートなど幅広い領域を統括。

—-　　協力　　—-

執筆：末吉陽子
撮影：竹内孝騎